Игра вдолгую: как спланировать персонал на год вперед и не сойти с ума

20.06.2023

Можно ли довериться технологиям, когда нужно сверстать бюджет, спланировать найм, увольнения и сформировать штатное расписание на год вперед? Спойлер: да, если у вас установлено комплексное решение о Goodt WFM.  Мы первыми на рынке разработали функционал для долгосрочного планирования и прогнозирования. Этот модуль называется Planning, и он работает на уникальном математическом движке, позволяющем учитывать особенности различных стратегий бизнеса и моделей прогнозов показателей. А теперь подробности.

Жизнь в двух циклах


Бизнес, который имеет дело с массовым персоналом, живет одновременно короткими и длинными циклами. Короткие циклы продолжительностью в неделю или месяц — это операционное управление. Например, розничному магазину нужно спрогнозировать трафик и выстроить график смен так, чтобы персонала было ровно столько, сколько требует клиентопоток в моменте. 


Но в рамках стратегического управления существует необходимость длительного планирования на год, а порой и больше. Сверстать бюджет, заранее спланировать найм, увольнения, внутренние перемещения и график отпусков в соответствии с нагрузкой, трудовым законодательством и сезонностью (а иногда перейти к суммированному учету и корректно распределить нормы по периодам) — все это длинные циклы.


Особенно насущно долгосрочное планирование для сервисных компаний и производств — они все делают заранее. Наше решение Goodt WFM давно умеет определять ресурсную потребность с точностью до часа и выстраивать графики. “Конечно, классно, что вы людей расставили по часам. Но сколько их нужно из расчета на год?” — спросит нас HR с производства. И будет совершенно прав.


Чтобы ответить на этот вопрос, мы разработали модуль Planning – функционал долгосрочного планирования и прогнозирования. Мы успешно запустили его в “Почте России” — а это 37 000 отделений и более 200 000 сотрудников. Главный вызов состоял в огромном количестве разноплановых переменных, которые нужно было интегрировать в математические модели внутри модуля. В отделениях могут одновременно трудиться как 2-3, так и до 200 работников, при этом график и характер работы везде разный.

Как устроен модуль долгосрочного планирования в Goodt WFM


До появления этого модуля наша система на основе чеков и операций, учитывая всплески и пики трафика, выводила ресурсную потребность с почасовой дискретизацией. К нормативу часов в месяц для разных сотрудников по производственному календарю добавляются коэффициенты отсутствий и отпусков. Проанализировав эти данные, система рассчитывала рекомендуемую общую численность работников на месяц вперед и советовала, когда их отправлять в отпуск.


Новый модуль ориентирован на долгосрочное планирование и расчет штатной численности, поэтому в нем появились дополнительные коэффициенты, возможность управлять оптимизационными стратегиями, внутренними и внешними факторами. А также — углубленная аналитика. Пройдемся по самому важному.

  • Коэффициент максимальной утилизации сотрудника

Система анализирует разные длительности смен и сопоставляет их с потребностью в персонале. Пиковый период, когда требуются сотрудники, может длиться и 2 часа, и 4, и 8. Длины самих смен также могут варьироваться от 4 до 12 часов. Короткий всплеск в 2 часа потенциально можно закрыть 4-часовой сменой, но тогда половина из нее пройдет впустую. Чтобы оптимизировать расстановку мы не просто берем нормы из производственного календаря, а в зависимости от разрешенных правил по конкретному подразделению максимально плотно “упаковываем” его доступными сменами. Так вычисляется средняя утилизация и коэффициент максимальной утилизации для каждого сотрудника.

  • Гибкое управление ролями

В организациях есть разные роли и штатные единицы. Руководители и начальники подразделений всегда должны быть на месте, но как правило WFM-решения не учитывают таких “не рядовых” сотрудников при формировании графиков для покрытия ресурсной потребности. Новый модуль позволяет вводить любые роли и определять их степень участия в покрытии. Например, руководитель отделения “Почты России” может тратить 50% времени на административные операции, а 50% сидеть в отделении почтовой связи и решать те же задачи, что и операционисты. 

  • Выбор оптимизационной стратегии

Когда мы построили прогноз, оценили ресурсную потребность и численность необходимых людей с учетом всех коэффициентов, настает время выбора оптимизационной стратегии. Например, какой-то бизнес может быть готов поступиться уровнем сервиса ради экономии на фонде оплаты труда. Можно задать допустимый уровень покрытия в 80%, тогда в отдельные периоды будут образовываться очереди, но компания сэкономит на зарплатном фонде. Выбор конкретной стратегии напрямую влияет на итоговое решение по численности персонала. 

  • Управление внутренними и внешними факторами

Когда математическая модель откалибрована, она позволяет прогнозировать потенциальный эффект разнообразных внутренних и внешних факторов. Допустим, компания внедряет какие-то изменения, в результате чего некоторых операций становится больше, а некоторых, наоборот, меньше. Эти данные можно ввести в модель и на выходе получить различные варианты штатной численности. 

  • Продвинутая аналитика

В сложных решениях с большим количеством разных параметров данные необходимо визуализировать. Аналитика показывает укомплектованность, штатную численность по разным стратегиям, избыток и недостаток людей внутри сети. В “Почте России” аналитика также высвечивает так называемые отделения-доноры и отделения-акцепторы — когда где-то людей становится больше, чем нужно, а где-то они в дефиците. Благодаря этому можно выстроить стратегию переводов внутри сети.

Как происходит внедрение модуля Planning: таймлайн

  1. Анализ сложившейся системы планирования в организации. Узнаем все об участниках процесса и циклах планирования; проверяем существующие данные и оцениваем возможные новые источники; описываем существующую модель.
  2. Адаптация модели под процессы клиента. Настраиваем аналитику и элементы управления модели; готовим инструкции для работы с моделью и запускаем обучение пользователей.
  3. Валидация модели. Проверяем точность работы модели и если нужно корректируем.
  4. Запускаем решение в полном объеме.

Итого


Модуль Planning делает Goodt WFM удобным инструментом в том числе для производственных компаний, в которых горизонт планирования часто превышает год .


Новый модуль умеет работать с сотнями параметров, внешними и внутренними факторами, разными вариантами моделирования стратегий и обзавелся продвинутой аналитикой. Проекты внедрения показали его высокую эффективность: при построении прогноза на год в каждый месяц точность прогноза составляет не менее 93%.

Goodt. Современные HR Tech и BI-решения.
Подписаться на рассылку
Подписываясь на рассылку, вы даете согласие на обработку персональных данных. Рассылка осуществляется один раз в квартал.
Спасибо за подписку!
© Goodt 2016 – 2024.