Как составить график работы сотрудников

18.04.2023
Сделать рабочие графики по единому образцу невозможно. Итоговая форма зависит от структуры каждой компании и принципов организации трудового процесса. Обязанность по их составлению для традиционных рабочих режимов не закреплена законодательно, но именно оформленные распорядки помогают планировать и распределять часы работы и отдыха с соблюдением трудовых норм. Это особенно актуально для сменных режимов — составлять порядок смен для таких предприятий нужно обязательно.

Что такое график работы

График работы — это внутренний документ организации, как правило, созданный в табличном формате Excel, в котором представлен предварительный учет рабочего времени на каждого сотрудника за отведенный период. Такое планирование позволяет правильно распределить нормы труда и отдыха, создать основу для расчета оклада при повременной оплате, исключить путаницу в сменах. 

В графике работы должна указываться информация о дате, начале, окончании рабочего периода, его продолжительности Все данные персонифицированы, то есть расписаны в отношении каждого отдельного сотрудника. Многие таблицы дополняются графой с подписью, подтверждающей ознакомление с распорядком. 

При стандартной системе 5/2 нет необходимости составлять расписание. Достаточно указания режима работы во внутреннем локальном документе. 

Виды организации рабочего режима:

  • стандартная неделя 5/2 или 6/1;
  • сменный;
  • гибкий режим при самостоятельном распределении работником установленных часов;
  • плавающий с неустановленными скользящими выходными;
  • ненормированный с возможным привлечением к обязанностям в нерабочие дни;
  • неполный день;
  • вахтовый метод.
Гибкое и удобное решение для автоматизации управления линейным персоналом
Гибкое и удобное решение для автоматизации управления линейным персоналом
Биржа смен
Цифровое табелирование
Точное планированиеи биометрия без ошибок
Мотивация
Интегрируется с любыми кадровыми системами

Зачем нужен график работы

Без организованного распорядка сложно представить деятельность многих структур с посменным режимом. Например, это экстренные службы, круглосуточные магазины, кафе и рестораны, АЗС, различные колл-центры. График помогает решать разные задачи:

  • точно рассчитывать заработную плату;
  • вычислять страховой стаж;
  • правильно определять размер пособий;
  • исключать ошибки при компенсации за отпуск.

В целом, рабочее расписание снимает много вопросов как со стороны персонала, так и от контролирующих инстанций.

Почему график работы помогает избежать лишних расходов

Сформированный распорядок помогает следить за переработками и недоработками. И то, и другое отражается на зарплатном фонде — переработанные часы придется оплатить, а при невыработанных все равно выплачивается установленный в договоре оклад. Поэтому для организаций, в которых невозможно составить стандартный учет с 40-часовой рабочей неделей, возможно внедрение суммированного учета. При таком способе количество рабочих часов учитывается не за неделю, а за больший период в пределах года. Это выравнивает фонд оплаты труда в случае превышений продолжительности работы за смену. 

Кроме того, график позволяет прозрачно и структурированно соблюдать требования закона, что исключит потери из бюджета в виде штрафов контролирующих органов.

Кто заполняет

Как правило, график работы сотрудников составляет руководитель того структурного отдела, в котором нужно сделать распределение смен. Также это может быть любое другое ответственное лицо, назначенное отдельным внутренним приказом.

Как составить график рабочего времени

Простого распределения сотрудников по сменам недостаточно. Необходимо предварительно сделать вычисления разных показателей:

  1. Определяется учетный период.
  2. Рассчитывается фонд рабочего времени за этот период.
  3. Далее нужно сделать вычисления по нормативной численности работников.
  4. Следом распределяются смены по месяцам учетного периода с округлением до целых единиц.
  5. Полученные цифры корректируются с учетом отпусков за весь учетный период.
  6. Сверяется соответствие сформированного графиками с нормами отдыха.
  7. При неукомплектованном штате незакрытые смены предлагаются сотрудникам в качестве дополнительных с оформлением совместительства.
  8. На последнем этапе с распорядком должен ознакомиться весь коллектив.

По закону сменный режим формируется заблаговременно за месяц до внедрения. Все показатели для разных сфер и категорий работников рассчитываются индивидуально. 

Программные решения

Автоматизировать управление посменной работой можно с помощью цифровых инструментов. Платформа WFM для оптимизации персонала от Goodt содержит четыре готовых решения, которые позволяют планировать нагрузку на сотрудников, вести учет рабочего времени, распределять задачи и повышать эффективность работы. Алгоритмы программы помогут быстро составлять и обновлять графики, собирать обратную связь от коллектива, анализировать срезы по разным показателям. 

  • Goodt Time

Технология предназначена для расчета оптимальной численности посменных сотрудников, управления сменами по нормам ТК РФ, долгосрочного кадрового планирования. В планировщике много полезных функций, в том числе биржа смен, формирование табеля, сервисы для сотрудников, взаимодействие с контрагентами.

  • Goodt Clock

Это инструмент для построения цифрового рабочего пространства. Включает биометрический киоск и сервисы для кадрового управления. Киоск авторизует сотрудников на входе, отмечая начало и конец рабочего дня. На экране терминала для персонала встроены полезные приложения, в том числе личная аналитика, рейтинги, мотивационные материалы, опросники. Платформа может составлять аналитику для формирования прозрачной кадровой картины.

  • Goodt Portal

Сервис для подбора внешнего персонала через контрагентов. Позволяет планировать квоты, составлять и проводить аукционы, подключать к корпоративной системе контроля внешних сотрудников.

  • Commissions 
Готовые стратегии для повышения уровня мотивации персонала, работающего посменно, как дополнение к планировщику.

Что важно учитывать при составлении трудового графика

Чтобы построить корректное расписание, нужно понимать, из чего формируются нормы и распределение смен. Один из показателей для учета — фонд рабочего времени, который состоит из нескольких компонентов:

  • Календарный фонд. Это учетный период — как правило, год. Например, для посменного 12-часового режима работы задействованы должны быть 365 дней в году. Это 4380 трудовых часов.
  • Номинальный фонд. Формируется из календарного за вычетом выходных и праздников.
  • Максимально вероятный фонд. Включает номинальный с вычтенными периодами отпуска.
  • Явочный фонд. Создается из фактически отработанных часов с учтенными больничными, отгулами, например донорскими.

Также закон обязывает предоставлять работникам еженедельно не менее 42 часов непрерывного отдыха, а средний ежемесячный показатель недельной нагрузки не должен по итогам года превышать 40 часов. Обязательно предусматриваются перерывы в течение дня. Любые варианты занятости обсуждаются с работником заранее. Посменные режимы нужно составлять при согласовании с профсоюзными органами.

Ночные смены накладывают ограничения на распределение часов. Ночью не могут работать беременные, несовершеннолетние. Только с письменного согласия выпускаются на смену женщины с детьми до 3 лет, инвалиды, люди, ухаживающие за больными родственниками.

Внешний вид документа можно сделать в соответствии с общими требованиями к организационно-распорядительной документации, закрепленными в ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Как посчитать норму рабочего времени

Нормы за неделю закреплены в части 1 статьи 91 Трудового Кодекса, которая ссылается на Порядок учета, утвержденный Приказом Минздравсоцразвития № 588н от 13.08.2009г. За основу берется 40-часовая рабочая неделя с 5 сменами по 8 часов. Для расчета рабочих часов за месяц продолжительность фактической трудовой недели в часовом выражении нужно разделить на 5, а затем умножить на количество рабочих дней из производственного календаря с 5-дневным режимом. Из полученной цифры вычитают часы, на которые по календарю сокращены предпраздничные дни. 

Например, для учителей установлена продолжительность рабочего времени 36 часов в неделю. В марте 2023 года 22 рабочих дня, один из которых предпраздничный. Норма за март рассчитывается по формуле: 36 : 5 х 22 – 1 = 157,4 часов.

Продолжительность рабочей недели для разных категорий работников установлена в Трудовом кодексе РФ. Например, статья 92 устанавливает нормы при тяжелых условиях труда, для несовершеннолетних работников и граждан с ограниченными возможностями. 

Помесячный расчет нецелесообразен при посменном режиме. В одном месяце возможны недоработки, в другом — работа сверхурочно. В таких ситуациях для вычисления нормы выбирают продолжительный учетный период не более года. Это позволяет выровнять перекосы. 

По истечении учетного периода фактические показатели сверяются с табелем учета рабочего времени, который отражает часы присутствия сотрудника на месте и выполнения обязанностей. Табель ни в коем случае не может заполняться на основе графика, так как реальная занятость может не соответствовать прогнозам по разным обстоятельствам.

Введение рабочего расписания в действие

Для внедрения посменного распорядка нужно сделать коллективное соглашение, в котором учитываются нормы внутреннего регулирования. Сам документ обязательно содержит грифы заверения с подписями ответственных лиц. Факт его введения в действие закрепляется приказом руководителя в свободной форме. Если расписание уже устоявшееся, сотрудник знакомится с ним в момент трудоустройства, что в числе прочего прописывается в трудовом соглашении. Все документы о рабочем распорядке хранятся в течение 5 лет, а на вредных производствах — до 75 лет.

Если трудовой распорядок отдела и всего предприятия составлен в соответствии с нормами закона, персонал сохраняет трудовые гарантии и права. Согласие подтверждают подписи сторон, и в случае неправомерных действий со стороны работодателя сотрудник сможет отстоять свои интересы.
Хотите узнать больше
о продуктах Goodt?
Хотите узнать больше
о продуктах Goodt?
Goodt. Современные HR Tech и BI-решения.
Подписаться на рассылку
Подписываясь на рассылку, вы даете согласие на обработку персональных данных. Рассылка осуществляется один раз в квартал.
Спасибо за подписку!
© Goodt 2016 – 2024.