Тайм-менеджмент – термин во многом самоочевидный. Он происходит от англ. TimeManagement (управление временем) и обозначает набор навыков, техник и инструментов которые помогают планировать и организовывать рабочее время. Смысл этого подхода заключается не в том, чтобы стремиться делать все и сразу, но научиться расставлять приоритеты в работе и выполнять поставленные задачи последовательно и методично.
Внедрение методов тайм-менеджмента – важная задача HR-ов. Плохая организация времени в коллективе осложняет выполнение задач и затягивает их сроки, отрицательно влияет на качество работы и приводит к развитию стресса у всей команды, начиная от новичков и заканчивая топ-менеджерами. Как следствие, страдает продуктивность и прибыльность компании.
Эффективный тайм-менеджмент позволяет избежать застоев в работе и связанных с ними потерь. Четкий рабочий план, правильно расставленные приоритеты и рационально распределенные задачи помогут оптимизировать ресурсы компании, повысить эффективность сотрудников и настроение в команде.
Основные принципы тайм-менеджмента
Правильная организация рабочего времени основывается на соблюдении твердых и понятных коллективу правил. В их основе лежат следующие принципы:
- Планирование. Чтобы эффективно организовать рабочий процесс, необходимо определиться со стоящими задачами и оценить, сколько они потребуют сил и времени на выполнение. Не стоит рассматривать план как жесткий регламент, от которого нельзя отступать, – часть рабочего дня сотрудника должна оставаться не распланированной, чтобы в случае необходимости скорректировать задачи в зависимости от новых обстоятельств.
- Целеполагание. Четкое формулирование цели – залог качественного исполнения задачи. Чем лучше сотрудник понимает, что от него хотят, тем более эффективно он работает.
- Приоритизация. Не все дела являются одинаково важными, срочными или сложными. Закон Парето гласит “20 % усилий дают 80 % результата”. Правильная расстановка приоритетов поможет сэкономить силы сотрудников, ускорить рабочий процесс и уменьшить шанс срыва дедлайнов
- Структурирование. Дробление одной сложной задачи на множество небольших помогает эффективнее распределить работу в коллективе и отслеживать ее выполнение.
- Регулирование нагрузок. Отдых – это не привилегия, а потребность. Напряженная работа приводит к переутомлению и развитию стресса, что отрицательно влияет на эффективность и качество работы.
Первая в России промышленная цифровая платформа для управления талантами — разработано VK и Goodt
Встроенные сценарии
Готовая методология
Быстрое развертывание в инфраструктуре клиента
Быстрое развертывание в инфраструктуре клиента
Практические методы тайм-менеджмента
Для повышения эффективности работы используются самые разнообразные методы и техники тайм менеджмента. Важно отметить, что не стоит выбирать конкретную методику “наобум”. Только выявив слабые места и проанализировав обстановку в команде, можно подобрать эффективную систему управления временем, которая поможет сотрудникам работать быстрее и качественнее. Вот некоторые из них:
- Матрица “Эйзенхауэра” – помогает организовать время с помощью простой таблицы, в которой дела разделяются на 4 категории: “срочные и важные”, “важные, но не срочные”, “срочные, но неважные”, “не важные и не срочные”.
- Техника “Pomodoro” – жесткое разделение труда и отдыха: после каждых 25 минут работы нужно делать 5-минутный перерыв.
- Система Канбан – метод улучшения работы через визуализацию рабочих процессов и их этапов с помощью офисных досок или специальных программ отслеживания задач.
- Gettingthingsdone (GDT) Дэвида Аллена – эта методика основывается на жесткой систематизации всех поступающих данных и организации задач с помощью внешних носителей.
Цифровые технологии могут упростить интеграцию методов тайм-менеджмента в работу компании. Существует множество программ и приложений планировщиков, однако сегодня они все больше уступают многофункциональным HCM и HRM-платформам. Современные системы автоматизации HR-процессов включают среди прочих функции планирования задач, позволяя менеджерам лучше контролировать организацию времени и управлять продуктивностью сотрудников.
