Что такое WFM-система?

12.06.2023
Workforce management — способ рационально выстроить распорядок рабочих смен с предварительным расчетом допустимой нагрузки. Концепция неновая, но сегодня для организации этого бизнес-процесса используются IT-инструменты — программы для автоматизированного планирования, учета и оптимизации рабочего времени. Они служат для контроля персонала, улучшения качества обслуживания и в конечном счете — для увеличения прибыли. Кроме того, WFM-система помогает повысить вовлеченность сотрудников и их эффективность.

Зачем нужны WFM-системы

WFM — это программные продукты, которые помогают:

  • прогнозировать нагрузку на сотрудников на основе уже отработанных смен;
  • автоматически составлять, менять графики с включением отпусков, больничных, праздников;
  • получать актуальную информацию о количестве работников на смене, степени их загрузки;
  • мониторить соблюдение расписания онлайн;
  • отслеживать производительность, формировать мотивационные схемы;
  • рассчитывать зарплату автоматически по табелям из системы;
  • оптимизировать работу кадровых отделов;
  • разрабатывать более комфортные условия труда.

Внедрение WFM позволяет решать точечные и масштабные проблемы — от устранения очередей на кассе до прозрачной работы охранников с посменным графиком.

Гибкое и удобное решение для автоматизации управления линейным персоналом
Гибкое и удобное решение для автоматизации управления линейным персоналом
Биржа смен
Цифровое табелирование
Точное планированиеи биометрия без ошибок
Мотивация
Интегрируется с любыми кадровыми системами

Компоненты WFM

Все возможности WFM-систем можно распределить на четыре группы:

  • Оценка потребностей. Позволяет прогнозировать численность сотрудников на основе планов развития.
  • Формирование графика. Автоматически составляет расписание посменной работы, в которое легко вносить изменения.
  • Учет рабочего времени. Ведет контроль выполнения режима, своевременного прихода и ухода сотрудников, отпусков, отгулов.
  • Текущий анализ. Отслеживание кадрового состояния, предупреждение нехватки персонала, неверного распределения смен и других проблем. 
Таким образом обеспечивается мониторинг переработок, пропусков без причины. Это служит базой для эффективных бизнес-процессов, помогает при решении спорных ситуаций, связанных со здоровьем и безопасностью сотрудников.

Каковы проблемы традиционных систем для управления персоналом

Одними из самых уязвимых сфер с точки зрения персонала считаются ретейл, HoReCa и call-центры, потому что прибыль напрямую зависит от взаимодействия сотрудников и операторов с потребителями. Помимо текучки кадров, здесь остро ощущается вопрос распределения обязанностей, прозрачности посменных расписаний. Обратную связь собирать сложно, как и контролировать соблюдение режима. Эти отрасли требуют креативного подхода к мотивации, внедрения интерактивности и геймификации. 

Сферы с «подвижными» кадрами сталкиваются с большими объемами рекрутинга. На подбор персонала тратится много ресурсов HR-команды. Программные продукты помогают автоматически анализировать кадровый состав, подбирать кандидатов для собеседования на рекрутинговых ресурсах. 

Долгое время вопросы найма, кадровых резервов, перестановок, личные дела, планы отпусков решались фактически вручную либо с использованием разрозненных инструментов. При этом основными проблемами были:

  • низкая квалификация новых сотрудников;
  • неукомплектованность штата;
  • слабая дисциплина;
  • низкий уровень ответственности и мотивации;
  • негативный психологический климат;
  • конфликты на почве распределения обязанностей и рабочего времени.

Человеческий фактор в кадровом менеджменте мог отрицательно сказываться на рабочей атмосфере и, как следствие, на прибыли компании.

Преимущества управления персоналом

В целом WFM дает более точные данные, которые можно отслеживать без задержек онлайн. Workforce management приносит компании несколько частных выгод:

  • автоматизация обучения;
  • интерактивность взаимодействия;
  • понятное планирование рабочего времени;
  • простой подбор персонала;
  • контроль соблюдения режима;
  • управление удаленным трудоустройством;
  • соблюдение условий безопасности труда;
  • оптимизация ФОТ;
  • мониторинг на расстоянии;
  • исключение человеческого фактора и связанных с ним ошибок.

Повышается производительность бизнеса в целом через отслеживание эффективности каждого сотрудника. Создается единое виртуальное пространство, в котором каждый работник понимает, какие правила нужно соблюдать и что требуется непосредственно от него. Кадровые специалисты смогут быстро реагировать не недопокрытие и перепокрытие смен сотрудниками, исключая негативные ситуации.

Каковы функции системы управления персоналом

WFM-решение от Goodt как пример полнофункционального softwear для управления персоналом содержит несколько продуктов, которые позволят на 10% повысить производительность, перераспределить расходы из ФОТ. Их уже используют десятки крупных корпораций, в том числе Магнит, МТС, Газпром, Роснано, Пятерочка и еще более 50 проектов. Решение состоит из четырех компонентов:

  1. Goodt Time предназначено для прогнозирования численности персонала и понятного планирования посменных расписаний. Программа помогает рассчитывать нагрузку, гибко управлять сменами, работать с табелями. Кроме того, она может управлять сервисами сотрудников и взаимодействием с контрагентами.
  2. Goodt Clock — интерактивный киоск, который содержит технологии для биометрической авторизации сотрудников. Терминал может отображать на экране полезную информацию, мотивационные ролики, опросы для получения обратной связи от персонала. Система автоматически на основе собранных данных формирует аналитику, с которой могут работать руководитель и HR. 
  3. Goodt Portal регулирует работу с внешним персоналом. Здесь можно проводить аукционы с контрагентами, планировать бюджет на внешних сотрудников, а также контролировать работу каждой смены.
  4. Commissoins — это комплекс методов мотивации. Например, на основе анализа фактически отработанного времени можно назначать сотрудникам дополнительные бонусы, которые повысят вовлеченность и лояльность. Рейтинги производительности, дифференцированные ставки положительно влияют на дисциплину и результативность.
Когда все вычисления ведутся не вручную, а с помощью умных алгоритмов, проще создать для каждого сотрудников комфортное расписание и предоставить возможность больше зарабатывать. Решение обеспечивает полное соблюдение трудового законодательства России, поэтому различные санкции надзорных органов исключены.

Примеры применения

Преимущества применения WFM-систем в управлении кадрами понятны на конкретных примерах. Так, для сети медицинских клиник с большим штатом врачей и филиалами остро стоит вопрос распределения объемного потока клиентов. Нужно более прозрачное распределение сотрудников по рабочим местам, расчет нагрузки на каждого, чтобы итоговое качество обслуживания оказалось выше без увеличения расходов. Усложняет ситуацию разрозненное планирование в каждом филиале, что не позволяет ввести единый подход к сервису. WFM-система объединит базы, а аналитика и вычислительные алгоритмы автоматически сформируют сбалансированное расписание с учетом записей пациентов и предыдущей нагрузки. 

Строительство — уязвимая сфера с разными проблемами, среди которых:

  • сложности при оценке результатов строительных бригад;
  • бесконтрольное расходование материалов;
  • частые ситуации невыхода на смену.
Цифровизация управления рабочими на стройке поможет четко отслеживать время прихода и ухода, количество отработанных часов. Кадровики смогут точно планировать расписания и по ним рассчитывать темпы строительства, а любые спорные ситуации проще разрешать при фиксированном составе бригады на каждый день.

Как выбрать оптимальное решение для управления персоналом

Подбор новых технологий начинается с анализа текущего состояния. Определяющие предварительные факторы:

  • сформированные запросы;
  • кадровая и управленческая структура;
  • организационные особенности и регламенты. 

С точки зрения внутренних процессов, выбранная программа должна помочь сотрудникам планировать свое рабочее время, выбирать нагрузку. Она также должна упростить работу кадрового отдела, чтобы тот мог оперативно действовать и устранять пробелы в графиках. 

Единый IT-ландшафт — это удобно и рационально. Поэтому при выборе WFM-решения обращают внимание на его интеграционные возможности. Встроить управление персоналом в единую базу, например интегрировать с бухгалтерскими сервисами, HR-платформами, возможно с помощью открытого API. 

Акцент в российском IT сместился на отечественные технологии. Они надежнее, безопаснее и соответствуют законодательству страны. Поэтому страна-разработчик тоже стала одним из критериев выбора.

Будущее систем управления персоналом

Сегодня в сфере HR объединились две тенденции — цифровизация и внимание к ментальному здоровью персонала. Компании озаботились уровнем стресса сотрудников, поэтому внедряют методы, способные снизить тревожность и выгорание. Один из них — четкое структурирование расписания без накладок и переработок, при котором каждый работник понимает свою нагрузку.

Корпоративные технологии постепенно уходят в облачную среду. В условиях удаленки и разъездной работы программы, установленные локально, менее эффективны. Облако позволяет масштабировать структуру, гибко ее видоизменять и подстраивать под корпоративную культуру. Однако варианты on-premise по-прежнему применимы в корпорациях, в которых установлены повышенные требования к безопасности. WFM-система постепенно становится необходимым элементом управления персоналом, поэтому запрос на workforce management будет только расти.
Хотите узнать больше
о продуктах Goodt?
Хотите узнать больше
о продуктах Goodt?
Goodt. Современные HR Tech и BI-решения.
Подписаться на рассылку
Подписываясь на рассылку, вы даете согласие на обработку персональных данных. Рассылка осуществляется один раз в квартал.
Спасибо за подписку!
© Goodt 2016 – 2024.