Как управлять персоналом на удаленной работе: вызовы и решения

05.05.2023

При всех преимуществах дистанционной работы остается главная проблема — контроль удаленных сотрудников. Задачу усложняют вопросы информационной безопасности и перестроения IT-инфраструктуры, потому что работник может находиться не просто у себя дома, но и в другом городе или даже в другой стране. Это расширяет возможности по привлечению талантливых кадров, но увеличивает некоторые риски. Возникает запрос на новые системы дистанционного менеджмента, которые позволят не терять контроль над ситуацией и выстраивать прозрачное рабочее пространство.

Преимущества дистанционного формата работы

Первая в России промышленная цифровая платформа для управления талантами — разработано VK и Goodt
Первая в России промышленная цифровая платформа для управления талантами — разработано VK и Goodt
Встроенные сценарии
Готовая методология
Быстрое развертывание в инфраструктуре клиента
Быстрое развертывание в инфраструктуре клиента

При удаленном трудоустройстве выигрывают обе стороны. Для работника это несколько весомых плюсов:

  • больше свободы действий;

  • не тратится время на дорогу;

  • гибкое планирование рабочего времени;

  • можно выбирать комфортное место жительства без привязки к работе;

  • путешествия с сохранением трудовой активности;

  • нет психологических издержек живого общения в коллективе и рисков для здоровья;

  • нет дресс-кода, экономия на бизнес-ланчах.

Каждый человек сможет найти для себя преимущества в дистанционной занятости, ведь ее легче совмещать с личной жизнью. 

Работодатели оценят преимущества «удаленки» прежде всего с точки зрения экономии:

  • не нужно арендовать и оснащать дополнительные офисы;

  • гибкость оплаты труда — удаленный сотрудник может трудиться в штате или по договору гражданско-правового характера;

  • сокращаются расходы на организацию работы команд и общих собраний — не нужны помещения, кофе-брейки и другие атрибуты таких мероприятий.

Дистанционное трудоустройство позволяет привлекать новые таланты из разных городов. В целом повышается продуктивность, потому что работникам такой формат гораздо удобнее.

Риски работы на удаленке

Офисная работа предполагает очерченный корпоративный периметр, в рамках которого возможен всесторонний контроль организационных, информационных, межличностных процессов. Удаленное трудоустройство сопряжено с некоторыми опасными моментами:

  • В структуру встраиваются новые точки доступа, которые невозможно полностью контролировать. Некоторые компании устанавливают дома у удаленных сотрудников персональное рабочее оборудование, но это не универсальное решение. Работник мобилен, он может пользоваться корпоративными ресурсами в поездке, кафе, парке со своего личного устройства. Это создает дополнительную нагрузку на службу информационной безопасности. 

  • Дистанционный доступ к корпоративным данным увеличивает риск их попадания к третьим лицам — от друзей и родственников работника до виртуальных злоумышленников. Кроме того, возможны случаи целенаправленной продажи ценной информации.

  • Расслабленная домашняя обстановка усиливает вероятность ошибки из-за человеческого фактора. Отвлекаясь на нерабочие вопросы, человек может случайно нажать не ту кнопку, что-то удалить или выполнить неверное действие. Нужно внедрять разграничение доступов, механизмы резервного копирования и восстановления. 

  • В отсутствии визуального контроля сотрудники могут пренебрегать обязанностями вплоть до саботажа, особенно если они не мотивированы.

  • Есть сложности с нормированием и учетом рабочего времени. Если в офисе понятно, в какое время человек пришел и ушел, то для удаленки необходимы другие механизмы. Это важно с точки зрения оптимизации расходов на оплату труда.

  • Отсутствие личного контакта требует внедрения других командообразующих инструментов. Без них снижается степень взаимопонимания, больше времени уходит на разрешение разногласий, повышается тревожность сотрудников. Это — наряду с низкой вовлеченностью в корпоративную культуру — одна из причин высокой текучки кадров на удаленке. 

С точки зрения закона удаленный контроль за работниками возможен, но для этого необходимо их уведомить и получить согласие. Лучше всего включить соответствующие разделы в правила трудового распорядка, с которыми персонал должен ознакомиться под подпись.

Как организовать контроль работы сотрудников

Дистанционное управление персоналом выходит за рамки работы HR, подразумевает непосредственную вовлеченность руководства и коллектива. Есть несколько негласных правил, которые помогут создать рабочую атмосферу на удаленке.

Обязательное личное знакомство

Новый член команды попадает в незнакомую среду, поэтому ему нужна информация обо всех внутренних правилах, процессах, требованиях к выполнению обязанностей. Его удаленное рабочее место должно быть оснащено всеми необходимыми инструментами, в том числе корпоративными онлайн-сервисами, при необходимости выделяется телефонный номер, электронный почтовый ящик. Обязательно должно состояться знакомство с коллективом и его структурой, чтобы было понимание, к кому и с какими вопросами обращаться. В решении VK People Hub Talent каждый сотрудник получает свое личное цифровое пространство с доступом к корпоративным сервисам, новостной ленте компании и ее организационной структуре. Он будет в курсе всех нововведений, быстро найдет нужного коллегу, увидит свои задачи и планы действий. Платформа также включает ведение адаптации с настройкой параметров испытательного срока.

Налаженная коммуникация и социализация

Дефицит живого общения отражается на мотивации и работоспособности, поэтому необходимы сервисы для коммуникации — внутренние чаты, видеозвонки, отдельные каналы в мессенджерах. Они не только обеспечивают неформальное взаимодействие внутри коллектива, но и позволяют получать обратную связь от руководителей, кураторов. Сотрудник может задать вопрос, получить помощь или оценку результата, отчитаться о проделанной работе. Он не находится в корпоративном вакууме, а оказывается напрямую вовлечен во внутренние процессы. На платформе Talent есть эффективные опросники для получения обратной связи от каждого члена коллектива. Они позволяют оценить удовлетворенность условиями труда и помогают улучшить контроль за персоналом и деятельность компании в целом.

Прозрачная постановка задач

Регулировать вопрос постановки задач дистанционно сложно — нужен способ их хранения, сортировки и быстрого доступа для проверки. Ручное планирование отнимает рабочее время, поэтому необходима автоматизация. В Talent цели сотрудников представлены на канбан-доске, на которой руководитель видит прогресс каждого, может давать дополнительные поручения.  Также в сервисе есть раздел, в котором каждый член коллектива может самостоятельно отметить свои компетенции. Это исключает путаницу в обязанностях, помогает выстраивать взаимозаменяемость, формировать команды для отдельных проектов.

Контроль рабочего времени

Вне офиса за работником никто не наблюдает, поэтому может падать уровень самодисциплины. Необходимы инструменты, которые позволят контролировать нагрузку и отслеживать рабочую занятость. Так, WFM-решение от Goodt включает систему управления сервисами сотрудника, а в Talent руководителю доступны отчеты для оценки эффективности работы каждого. На основе учета рабочих часов и оценки продуктивности рассчитывается заработная плата. При этом на удаленке именно результат становится основным фактором. Если удаленный работник эффективно закрывает поставленные перед ним задачи, неважно, выработал ли он недельную норму часов и сколько раз за рабочий день открыл социальные сети.

Управленческая аналитика по метрикам

Автоматическая запись и визуализация бизнес-процессов расширяет возможности менеджмента. Руководителю доступны прозрачные результаты работы каждого сотрудника, даже если кто-то работает удаленно. Это позволяет оплачивать реальный труд, а не отмеченные в графике часы. И WFM, и Talent содержат аналитические инструменты, которые включают интерактивную графику, таблицы, метрики, отчеты с ключевыми параметрами по отдельным работникам и компании в целом. Например, в Talent доступна оценка по методу 360, когда результаты отдельно взятого члена коллектива оценивают руководитель, коллеги, подчиненные, клиенты и он сам.

Мотивация и поощрение

К удаленным работникам нужен особый подход. Их сложнее вовлечь в корпоративную культуру, мотивировать на результат, но им также нужна похвала и признание их вклада в общее дело. Для этого можно организовать рейтинги, мотивационные схемы с визуализацией результатов, которые будут поддерживать здоровое соревновательное настроение. В качестве поощрения используют периодическое премирование, различные бонусы, например подарки или поездки.  На WFM-платформе от Goodt предусмотрены решения для мотивации сотрудников. А в Talent рейтинги формируются по итогам оценки достигнутых целей и самим работником, и руководителем. Кроме того, оцениваются другие характеристики удаленщиков: дисциплина, лидерство, развитие. По итогам принимается решение о поощрении либо повышении квалификации через обучение.

Неформальные встречи

В современных компаниях популярна практика happy hours. Так называются корпоративы, которые можно проводить и дистанционно. Это позволяет удаленщикам ощутить себя частью коллектива и ближе познакомиться с коллегами. Часто встречается формат видеоконференций, при котором происходит общение на отвлеченные от работы темы — в комфортной для каждого обстановке, с любимым напитком в руках. При этом живые встречи необходимы хотя бы раз в год, например перед новогодними праздниками. Это инструмент сплочения команды, формирования культуры взаимопомощи, дружелюбной коммуникации.

Защита информационных ресурсов

Информационная безопасность обеспечивается комплексно:

  • программные методы — VPN-подключение, DLP-программы;

  • разграничение доступов — удаленные сотрудники могут пользоваться только тем, что относится к их непосредственным обязанностям через процедуры регистрации и авторизации;

  • внутренние регламенты, подписание документов о неразглашении;

  • усиление защиты хранилищ и оборудования.

С этой точки зрения компании самостоятельно выбирают вариант развертывания корпоративных сервисов контроля — облачный или коробочный.

Методы контроля удаленных сотрудников

Удаленная работа по умолчанию требует определенных личных качеств. Это, прежде всего, самоорганизованность, умение принимать решения, своевременно сообщать о проблемах. Компании в основном используют два метода контроля:

  • Постоянный. На компьютер работника устанавливается ПО, которое ведет мониторинг его действий — делает записи и скриншоты экрана, следит за нажатием клавиш. Метод может использоваться там, где важен процесс, есть рутина, повторяющиеся операции. Однако для тех, кто привык работать на результат, такой способ может стать раздражающим фактором, снижающим мотивацию.
  • Точечный. Заключается в формировании на разных этапах дистанционной работы отчетов, позволяющих оценить результат. Это могут быть ручные отчеты, например скриншоты, таблицы, письменные формы, видеосвязь с устной беседой. Цифровизация помогла автоматизировать такой контроль с помощью IT-инструментов, в том числе дашбордов, управленческих панелей, корпоративных приложений, единых платформ.
Второй метод более этичный, он направлен на результат, поэтому мотивирует дистанционных сотрудников прилагать усилия для его достижения. К тому же онлайн-приложения автоматически собирают отчеты по итогам работы, визуализируют их и помогают руководителю держать ситуацию под контролем. По этой причине платформами от Goodt сегодня пользуются крупные российские компании, среди которых «Магнит», «Газпром», «Почта России», «Роснано» и другие.

Выводы

Задача компании при управлении удаленными сотрудниками — не допустить ощущения, что про них забыли. Помочь им полноценно встроиться в команду можно с помощью онлайн-сервисов. Удаленщики наравне со всеми получают доступ к корпоративным ресурсам, диалогу с руководством и коллегами, неформальным событиям и дополнительным поощрениям. Отсутствие вовлеченности, принцип «молча отправил результат — молча получил деньги», скорее всего, приведут к тому, что работник предпочтет прекратить дистанционное сотрудничество. При этом контроль должен быть без давления: навязчивые звонки несколько раз в день с требованием отчитаться скорее создадут напряжение. С этой точки зрения автоматизированные цифровые платформы комфортнее и для сотрудников на удаленке, и для руководства. Прозрачность дистанционного контроля позволяет первым держать дисциплину и самомотивацию на высоком уровне, а вторым — не беспокоиться о результатах удаленного труда.

Хотите узнать больше
о продуктах Goodt?
Хотите узнать больше
о продуктах Goodt?
Goodt. Современные HR Tech и BI-решения.
Подписаться на рассылку
Подписываясь на рассылку, вы даете согласие на обработку персональных данных. Рассылка осуществляется один раз в квартал.
Спасибо за подписку!
© Goodt 2016 – 2024.