Сбор и обработка данных уже не один год набирают обороты в бизнесе, IT, социологии, государственном управлении. Но по сей день необработанными остаются большие объемы информации — из-за разрозненности источников, баз хранения, различий в форматах, сложностей в сопоставлении. Собрать разрозненные данные и объединить их в одну картинку для анализа помогают BI-системы.
Business Intelligence (BI) — это комплекс инструментов, методик и технологий, направленных на автоматический сбор, обработку и анализ данных. Программа формирует отчеты разных форматов для всесторонней оценки ситуации. Простой пример — продвижение нового продукта, в котором задействовано несколько каналов онлайн и офлайн. В рамках Business Intelligence можно настроить сбор статистики с каждого канала, сравнить их продуктивность и получить результаты в форме наглядных схем, графиков, диаграмм.
Как работают BI-системы
Для рядового пользователя принцип работы выглядит просто: алгоритмы подтягивают сведения из подключенных источников, собирают их в единое хранилище, обрабатывают и формируют на их основе аналитические отчеты. Источниками могут быть облачные хранилища, файловые системы, реляционные базы данных. Через понятный интерфейс пользователи запрашивают необходимую отчетность, а программа создает интерактивные дашборды со смысловой группировкой показателей. Таблицы, графики, схемы можно видоизменять, просчитывать варианты, просматривать детали.
Внутреннее устройство Business Intelligence сложнее. Структура состоит из четырех базовых элементов:
- ETL-процесс. Он включает действия Extract, Transform, Load, которые автоматически собирают, преобразуют и подгружают информацию в программу.
- Хранилище. Во внутренней базе хранятся очищенные и обработанные data-файлы из подключенных источников.
- Алгоритмы Data mining. В «сырых» данных система ищет связи, группирует и сортирует их для последующего перевода в графический вид.
- Клиентские приложения и инструменты визуализации. ПО, через интерфейс которого пользователи формируют отчеты.
ETL-процессы работают по настроенному расписанию и периодически подгружают обновленные данные в хранилище. Источники могут быть как внутренними (CRM, АСУТП, электронные таблицы, учетные структуры), так и внешними (сайты, социальные сети, исследовательские ресурсы, официальные прогнозы и курсы валют). Из собранных сведений формируется модель, с которой могут работать пользователи через понятные интерфейсы приложений.
С помощью BI-аналитики решаются стратегические и операционные вопросы, при этом акцент внимания направлен на ключевые факторы. Результаты помогают прогнозировать события и строить модели. Для каждой компании подбирается кастомизированный набор инструментов с учетом поставленных задач.
Для кого актуально внедрение
Автоматический мониторинг и анализ данных применимы практически в любой сфере рынка, где нужно собирать информацию о клиентах, сотрудниках, продуктах, филиалах, операциях, документах:
- финансовый и банковский сектор;
- торговля;
- производство;
- государственные органы;
- маркетинг;
- сельское хозяйство;
- СМИ, контент, развлечения;
- работа с персоналом;
- организация безопасности.
Универсальные системы аналитики Business Intelligence актуальны везде, где необходимо принимать высокоэффективные решения, повышать качество управления, увеличивать выручку и оптимизировать расходы. Благодаря BI-инструментам доступ к полной детальной информации о бизнес-процессах доступен в несколько кликов.
Основные задачи BI в бизнесе
Основная цель использования Business Intelligence — принятие решений. И полный цикл процессов в этом случае выглядит следующим образом:
- Система получает структурированные и неструктурированные данные.
- Происходит их очистка, сопоставление и структурирование в единый формат.
- Агрегированные данные в едином формате подгружаются в программу.
- Проводится анализ и составляются отчеты.
- По результатам принимаются решения и меняются бизнес-процессы компании.
- После внедрения в базу подгружаются обновленные данные, и цикл повторяется снова.
Исходя из полного понимания процессов BI-аналитики, можно выделить 5 частных задач, которые она должна решать:
- Сбор, структурирование и хранение данных.
- Их анализ для составления гипотез и планирования.
- Моделирование ситуаций и оценка влияния решений на развитие.
- Формирование отчетностей и выявление отклонений.
- Сохранение систематизированных знаний для преемственности опыта между сотрудниками.
В некотором смысле BI-аналитика может заменить работу специалиста по Data Science благодаря автоматизированной работе с ключевыми показателями.
Как понять, что компании нужно использовать Business Intelligence
Традиционные таблицы Excel удобны, но, когда поток данных становится слишком большим, они могут «захлебнуться». Обработка больших массивов информации — важное преимущество Business Intelligence. К тому же в Excel, в отличие от BI, обновление данных происходит вручную и только с полным замещением старой базы. Также с BI исключены ошибки, связанные с человеческим фактором. Понять, что пора переходить на BI-аналитику, можно по нескольким критериям:
- информация поступает из разных источников и требует интеграции;
- необходимо наладить быстрый доступ к бизнес-параметрам;
- выросло количество пользователей, которые применяют в работе аналитику;
- обновилась IT-инфраструктура;
- в работу внедрены новые продукты;
- есть сложности с оценкой ряда параметров;
- компания находится на этапе стремительного роста.
После внедрения Business Intelligence расширятся аналитические возможности компании. Станет возможным:
- создавать оценочные метрики по итогам выполнения маркетинговых планов;
- контролировать и регулировать кадровые процессы;
- составлять прогнозы доходов;
- отслеживать движение денежных потоков;
- сегментировать аудиторию по разным критериям;
- вести подсчет посетителей веб-ресурсов;
- искать потенциальных клиентов;
- проводить исследования потребительского спроса и поведения.
Оперативный доступ к архивной и текущей информации, ее наглядное представление позволяют принимать своевременные и взвешенные решения. Это экономит ресурсы, стимулирует рост и выводит компанию на новый уровень.
Как выбрать BI-платформу
Большой выбор инструментов Business Intelligence позволяет охватить аналитикой все бизнес-процессы. Основные параметры, которым должно соответствовать внедряемое решение:
- Единая платформа. Комплексные системы объединяют все необходимые инструменты в одну структуру, где сотрудники могут найти разностороннюю информацию.
- Облачные технологии. Работа через облако позволяет получать доступ к данным из любой точки, масштабировать структуру.
- Простая интеграция. Встроенные возможности интеграции в инфраструктуру компании.
- Расширенная аналитика. Технологии глубокого анализа, в том числе благодаря методам машинного обучения.
- Инструменты визуализации. Представление данных в виде графических схем, диаграмм, информационных панелей упрощает работу с бизнес-параметрами.
- Понятная настройка. Интерфейс и функции должны быть понятны всем пользователям, содержать подсказки и простые настройки.
- Мобильное решение. Доступ через личный кабинет с мобильных устройств позволяет вести работу дистанционно, расширять границы возможностей и доступности.
BIБИ-инструменты могут быть общими, которые используют для решения разного типа задач. Например, это известное решение из пакета Microsoft — Power BI, а также Tableau, Qlik. Российская компания Goodt разработала BI-платформу Insight с возможностью low-code расширенийя, в которой можно создавать инструменты для работы с данными. Сервис входит в Реестр российского ПО, полностью импортонезависим и безопасен с точки зрения конфиденциальности. Любая компания может создавать собственные BI-системы с учетом своей специфики, интегрировать их в существующую инфраструктуру. Insight поможет автоматизировать бизнес-процессы, рационально использовать данные и создавать понятные интерфейсы для пользователей. Так, с помощью платформы были созданы другие продукты от Goodt два кадрового управления:
- WFM‑решение для оптимизации работы персонала состоит из четырех инструментов, которые позволяют планировать рабочую нагрузку, управлять графиками смен, вести учет рабочего времени, выстраивать мотивацию сменного персонала и многое другое. В платформу также включены технологии аналитики и формирования отчетов, расчетных графиков, прогнозов в форме графических визуализаций. Это позволит оптимизировать фонд оплаты труда, увеличить производительность и повысить уровень мотивации сотрудников.
- Система управления персоналом VK People Hub Talent помогает сформировать единую корпоративную онлайн-структуру, в которой каждый сотрудник и управленец имеет личный кабинет с доступом к аналитической и операционной информации. Решение имеет десктопную и мобильные версии, позволяет формировать дашборды, давать задачи и контролировать их исполнение. Сотрудники могут создавать проекты и рабочие команды онлайн, отслеживать продуктивность — свою и коллег. Также в платформу включены методики, способствующие выявлению и развитию талантов.
Главные мысли
- Business Intelligence — технология будущего, которая позволит компаниям извлекать ценность из данных в автоматическом режиме. Это делает доступной работу с информацией для бизнеса разного уровня.
- BI-алгоритмы собирают большие объемы информации из разных источников, обрабатывают и структурируют для дальнейшего формирования на их основе графических отчетов.
- BI-системы могут применяться практически во всех экономических сферах — от промышленности до государственного управления.
- Главная задача BI-аналитики — давать информационную основу для принятия взвешенных решений.