Моделирование бизнес-процессов

19.06.2023

Продажи, поиск рынка сбыта, заключение контрактов с партнерами — это не просто условные действия, это бизнес-процессы, от структурирования которых зависит эффективность компании. Если воспринимать их как саморегулируемые события, улучшить что-то в соответствующих направлениях невозможно. Только когда процесс разложен на составные части, поэтапно описан, обоснован целями, можно увидеть слабые места, выстроить прогнозы развития событий. Новые и измененные алгоритмы требуют проверки, сравнительного анализа — для этого используется моделирование бизнес-процессов

Что такое моделирование бизнеспроцессов

Если говорить на языке сравнений, модель процесса — это как чертеж детали перед ее изготовлением. В схеме просчитываются размеры, углы срезов, диаметры отверстий, материалы и множество других параметров для точного представления будущего изделия. Именно так происходит процессное проектирование. Отдельно взятый алгоритм действий в организации раскладывается на компоненты — операции, события, данные, ресурсы и прочее. Они тщательно описываются с позиции логических связей, целей, ожидаемых результатов. Описание оформляется в виде текста или графического представления. Это позволяет увидеть места, в которые можно внести изменения. 

Таким образом создаются две модели — текущая и прогнозируемая. На специальной терминологии эту форму называют AS IS/TO BE, в переводе — «есть» и «будет». Для ее построения нужно описать без искажения, как есть сейчас. Этот этап позволит выявить важные блоки — например, какую-то таблицу или сайт, из которых должна подтягиваться информация. 

Работу должна проводить команда, отвечающая за разные задачи в компании. Как правило, это руководитель, специалист по качеству, бизнес-аналитик, разработчик и внешний эксперт.

Переходите на российские BI‑решения!
Попробуйте платформу для быстрой и простой разработки бизнес-аналитики Insight!
Переходите на российские BI-решения!

Зачем моделировать бизнес-процессы

Хаотичное выполнение задач сотрудниками дестабилизирует структуру предприятия. Если изобразить все взаимодействия в виде схемы со стрелками, получится запутанный клубок, в котором нужно навести порядок. Описание — это взгляд внутрь этих связей и закономерностей, способ найти короткие пути, систематизировать работу. Компания получит комплект готовых инструкций к каждой операции, с которыми сотрудникам проще объяснить, как они должны работать. Это необходимо бизнесу на разных жизненных циклах:

  • На старте сложно сразу создать работающую структуру. Нет четкого понимания, что и как нужно делать персоналу. Цель — наращивание темпов производства и продажи, при этом оформленных планов действий еще нет, как и разграничения обязанностей сотрудников. Увольнения снижают темпы, потому что не создана схема передачи знаний. Проблемы решат бизнес-модели как готовые инструкции. 
  • На этапе активного роста расширяются производство, штат, операции, задачи. Меняется количество уровней иерархии, способов их взаимодействия. Теряется контроль, и руководителю приходится принимать все больше решений там, где раньше все было налажено. Существующие бизнес-процессы устаревают, нуждаются в анализе и доработке. 
  • Следующий шаг — открытие филиалов и подразделений. Теперь все технологии нужно формализовать и передать в новую точку, которая в дальнейшем должна стать максимально самостоятельной. Функции нужно правильно распределить между центром и филиалом, оставить первому роль координатора, а вторым — возможность гибко реагировать на местные условия рынка.
Чем раньше компания внедрит процессное моделирование, тем проще ей будет развиваться, конкурировать на рынке без отвлечения на внутреннее управление. Технология помогает избежать хаоса в команде, периодов неопределенности, потери клиентов и снижения стоимости бизнеса в целом.

Виды и принципы моделирования бизнес-процессов

С точки зрения предмета проектирования выстраивается три типа моделей:

  • Функциональные описывают функции и их взаимодействие.
  • Объектные содержат описание связей между объектами, например персоналом и ресурсами.
  • Имитационные помогают представить развитие событий при разных условиях.

При построении процессных моделей учитываются пять рациональных принципов:

  • Осуществимость — опора на реальные данные и задачи.
  • Информационная достаточность — охват любых источников информации вплоть до записей на стикерах.
  • Множественность — разработка кластера моделей для предупреждения разных рисков.
  • Агрегирование — разделение алгоритма на блоки, в которые легче вносить правки.
  • Отделение — акцент на сложных операциях без учета простых и понятных действий.

На практике руководствуются еще тремя принципами — сфокусированности, декомпозиции и непротиворечивости. Они связаны с упором на актуальные проблемы, иерархию элементов и единство данных.

Методы моделирования

Методология включает методы реального представления, пошаговые процедуры и нотации. Нотация — это язык моделирования со своими обозначениями и толкованиями элементов. Кроме того, методология может быть основана на одном из трех подходов:

  • Структурный рассматривает целое как набор компонентов и подсистем с иерархией внутренних связей.
  • Объектно-ориентированный направлен на изучение взаимодействия объектов.
  • Интегрированный объединяет два предыдущих метода для комплексного анализа процесса.

К структурным методам относятся три:

  • SADT — существует еще с 70-х годов прошлого века. В его основе — древовидные диаграммы, состоящие из блоков и дуг, которые показывают иерархию элементов. Для описания часто используется нотация IDEF0.
  • DFD — основан на потоках данных, описывает связь системы с разными их источниками. Помогает выявить упущения в схеме документооборота, моделировать информационные системы. Модель может выглядеть как графическая структура или диаграмма. Среди используемых — нотации Эд Йордана. 
  • WFD — также направлен на потоки данных, но более низкого уровня в простых последовательных операциях, например в выставлении счета. Состоит из блоков со стрелками, отражающих последовательность действий с разветвлениями. При описании встречается нотация IDEF3.

Объектно-ориентированным методом считается BAAM, который содержит шесть бизнес-моделей, описывающих функции, организационную структуру, подразделения, потоки материалов и информации. Подходит для крупных компаний с сетью филиалов, которым нужно составить систему управления. Описать процессы можно с нотациями Crow’s Foot, Питера Чена.

Интегрированный подход реализуется с помощью программы ARIS, которую могут позволить себе только крупные развитые компании. Внедрение дорогое, к тому же нужно постоянное сопровождение. В решении реализован одноименный метод всестороннего моделирования.

Стадии моделирования бизнес-процессов

Моделирование процессов проводится в пять этапов с отдельными блоками работ:

  1. На первом этапе составляется модель AS IT, или «как есть», которая описывает текущую ситуацию в деталях. Здесь определяются границы анализа и его цели.
  2. Далее анализируется каждый компонент исходной модели, ведется поиск недостатков и способов их устранения. Делаются наброски для моделирования изменений.
  3. На основе собранных данных разрабатывается модель TO BE — «как должно быть», эталонный образец, который в перспективе может исправить ситуацию в лучшую сторону.
  4. Новая модель тестируется в практических условиях.
  5. После тестирования анализируется эффективность новых алгоритмов, вносятся правки. Если все устраивает, нововведения внедряются в работу. Этот пункт фактически становится постоянным.

Для оценки результата можно использовать несколько проверочных параметров:

  • На процессной карте последовательно с помощью геометрических фигур и стрелок изображено взаимодействие бизнес-процессов. Каждая связь закреплена в виде инструкции, регламента или другого нормирующего документа.
  • В диаграмме ролей отражены главные и второстепенные участники, потоки обмена информацией, возможности замещения.
  • Модель AS IT учитывает даже самые незначительные на первый взгляд нюансы, максимально точно описывает текущую ситуацию.
Модель «как есть» состоит из нескольких схем и диаграмм, в том числе отражающих сам порядок действий и связанные с ним операции, пошаговые и вариативные диаграммы на случай исключительных обстоятельств.

Инструменты моделирования бизнес-процессов

На IT-рынке представлены решения разного уровня — от простых графических редакторов, которые помогают визуализировать алгоритм, до масштабных универсальных сервисов с конструкторами, инструментами аналитики и визуализации. Бизнес стремится к оптимизации, поэтому предпочтение отдается платформам, которые позволят решать сразу несколько цифровых задач с возможностью персонализации результата. Так, Insight от Goodt уже внедрили более 50 крупнейших корпораций России, в том числе Роснано, Ригла, Магнит, Русагро и другие. 

Платформа построена на технологии low-code. На основе готовых компонентов можно создавать практически любые сервисы, программы, приложения для работы с данными. Разработка начинается в конструкторе, где по принципу drag-and-drop виджеты из обширной библиотеки перетаскиваются в проект. Каждый из виджетов можно детально настроить вручную. При необходимости проект дорабатывается в поле кодирования с помощью запросов на языке SQL. 

Insight отличается неограниченными возможностями дизайна. Можно создавать BI-приложения, процессные модели, дашборды, интерактивные презентации с полностью персонализированным содержанием. Интерфейс адаптируется под экраны любого формата. Кроме того, платформа оснащена простыми алгоритмами интеграции созданных приложений. Их легко встроить в корпоративный ландшафт любого формата. 

Среди характеристик Insight:

  • полностью отечественная импортонезависимая разработка;
  • соблюдение российского законодательства при работе с данными и информационной безопасностью;
  • быстрое обучение даже для пользователей без программных навыков;
  • вариативность развертывания — облако и on-premise;
  • подключение к любым источникам данных и включенное хранилище;
  • возможность встраивать собственные компоненты.

Платформа построена в виде микросервисной архитектуры из разных технологических блоков, поэтому позволяет создавать разноплановые инструменты. Узнать больше о возможностях Insight можно в одноименном сообществе, которое создала компания Goodt. Здесь регулярно публикуются полезные статьи, мнения экспертов, общаются разработчики и владельцы компаний. Кроме того, в комьюнити можно узнать о новых релизах программы, новостях в мире BI-аналитики, получить ответы на вопросы в структурированной Wiki.

Применение моделей бизнеса на практике

Основная проблема многих компаний при моделировании и внедрении бизнес-процессов — непоследовательность. Изучив методику, они начинают анализ действий, составляют модели, пробуют их внедрять и даже получают первые результаты. А дальше энтузиазм захлебывается в рутине. Это связано с некорректным целеполаганием. Когда нет четко обозначенных целей, сложно понимать куда, как долго и как идти. Теряется мотивация, а все действия кажутся неэффективными. Если выстроить работу правильно, сопоставить нововведения с существующей управленческой структурой, моделирование быстро даст свои плоды:

  • повысятся качество контроля и эффективность управления;
  • станут понятными кадровая и ресурсная составляющие — модели подсветят, чего и где не хватает;
  • вырастут финансовые показатели;
  • масштабирование станет прозрачнее и проще благодаря готовым схемам работы.

Управление на местах получит возможность самостоятельно регулировать процессы, направлять развитие в соответствии с общими целями компании.

Как избежать ошибок в моделировании бизнес-процессов

При условном разделении моделирование сопровождается ошибками трех видов:

  • стратегические — нет целей, внедрение точечное, упор на документы, а не на действия;
  • управленческие — нет ответственных лиц и обучения персонала, принимаются необоснованные решения;
  • технические — нет единой базы данных для результатов, используется неполная информация, нет общего подхода к технологии.

Одна из управленческих ошибок — крайности. Иногда сотрудникам в рамках выполнения автоматизированных бизнес-процессов не оставляют вариантов для действий в различных условиях. Но ситуации могут меняться, и должна сохраняться гибкость. Это же относится к планированию сроков. Подписание договоров, поставки материалов могут задерживаться, а в связанных процессах это не учтено, поэтому производство застрянет. Поможет избежать проблем промежуточный контроль в заданных точках. 

Сегодня сложно представить, что моделирование может проводиться вручную. Без цифровых инструментов невозможно охватить тот объем информации, который ежедневно генерируется в бизнесе. Поэтому рациональнее передать расчеты программам с мощными вычислительными возможностями для аналитики. Это разгружает не только руководителя, но и целые отделы контроля качества, аналитиков, разработчиков. 

Автоматизация позволит быстрее выявлять проблемные места, потребности, реагировать на изменения, внедрять новые модели. Именно так работает Insight, в чем убедилась и компания Goodt, которая уже несколько лет успешно применяет платформу для решения внутренних задач и выполнения заказов клиентов.
Хотите узнать больше
о продуктах Goodt?
Хотите узнать больше
о продуктах Goodt?
Goodt. Современные HR Tech и BI-решения.
Подписаться на рассылку
Подписываясь на рассылку, вы даете согласие на обработку персональных данных. Рассылка осуществляется один раз в квартал.
Спасибо за подписку!
© Goodt 2016 – 2024.